Klokkenluidersregeling
Klokkenluidersregeling
IZA Accountants heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten onze organisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten onze organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door onze organisatie.
Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
A. handelingen die leiden tot strafbare feiten door IZA Accountants of haar medewerkers;
B. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door IZA Accountants of haar medewerkers;
C. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door IZA Accountants of haar medewerkers;
D. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
E. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
F. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van onze organisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
Melding
Een opdrachtgever, medewerker of een andere externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon, de heer J.M. Leeuwis. De melding dient uitsluitend per e-mail worden gedaan aan de heer J.M. Leeuwis, jan.leeuwis@iza-accountants.nl.
De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
Afhandeling melding
De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van IZA Accountants. De compliance officer start een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen waanneer hij dit nodig acht. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen. Wanneer de directie van dit advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de vervangende compliance officer het onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.
